متدلوژی استقرار
استقرار یک محصول ERP ، مشکل ترین و پرهزینه ترین قسمت کار می باشد. دلیل هزینه زیاد استقرار یک پروژه ERP پیچیدگی و ریسکهای زیاد این کار است. چون همواره با انبوهی از مشکلات نظیر آماده نبودن اطلاعات ، مقاومت کاربران در برابر تغییر ، امکان پذیر نبودن عملیات Convert و در برخی موارد نیاز به ورود مجدد اطلاعات و نظیر آن مواجه هستند. جهت پیروزی بر این مشکلات ، نیاز به یک متدولوژی استقرار می باشد. منظور از متدولوژی استقرار ، چارچوبی است که قدم به قدم ما را به سمت استقرار یک سیستم ERP هدایت می کند .متدولوژی ها چارچوبی ارائه می دهند که به کمک آن می توان نرم افزار مناسب را انتخاب و پیاده سازی کرد. این متدولوژی ها پذیرش دو جانبه ای بین نرم افزار انتخابی و سازمان ایجاد می کنند که حاصل آن پیاده سازی موفق با ارزش افزوده بالا برای سازمان ها خواهد بود.
متدولوژی پیاده سازی سیستم جامع برنامه ریزی SAP بر اساس متدلوژی (Accelerated SAP (ASAP 7.2 انجام خواهد پذیرفت. در این روش مجموعه جامعی از اقدامات برای هر فاز لیست شده است که با توجه به شرایط قرارداد و کارفرما به 5 فاز تقسیم بندی می شود. از دیگر متدولوژی می توان به متدولوژی شرکت اوراکل AIM و شرکت Epicor scala Signature اشاره نمود.
مراحل پیاده سازی
متدولوژی ASAP یک طرح جزیی از پروژه SAP است که تمام فعالیت های پیاده سازی را در بر می گیرد. طی کردن مراحل این پروژه سریع تر از پروژه های دیگر است.
- فازاول: آماده سازی پروژه
در این فاز کارهای ابتدایی آماده سازی پروژه انجام می شود، همچنین در این مرحله، تهیه منشور پروژه ، ایجاد ساختار و سازمان پروژه، بازبینی و تصحیح طرح و استراتژی پیاده سازی اجرای راه حل، ایجاد تیم های کاری پروژه و تخصیص وظایف، تهیه طرح و برنامه عملیاتی پروژه به صورت تفصیلی، تعریف نیازمندیهای فنی ، برگزاری جلسات آغازین جهت شروع پروژه، شناسایی مدل لازم برای انجام فرایند شناخت ، مدل سازی و تحلیل نیازمندی ها و… انجام می گردد.
• فازدوم: طراحی مدل کسب وکار
بازنگری، شناسایی و طراحی فرایندهای حوزه های مختلف کاری ازطریق یک روش استاندارد در این مرحله انجام می گیرد به علاوه بررسی و مدلسازی اهداف کسب و کار و ساختار موجود آن صورت می گیرد. در این فاز پس از مرحله مدل کردن وضعیت فعلی فرآیند های سازمان به مرحله مدل کردن وضعیت آینده سازمان پس از تغییرات می رسیم. هدف از اجرای این فاز شناخت فرایندها، نیازمندی ها، مشکلات و تنگناهای اطلاعاتی و فرایندی، گزارشات و فرم های درخواستی , و نهایتا رسیدن به یک فهم مشترک از فرایندها و نیازهای سازمان بین تیم برای هر یک از نیازها راه حل های کارفرما و مشاوران است. - فاز سوم: محقق سازی
در این فازکارهایی از قبیل آموزش تیم پروژه، پیکربندی اولیه سیستم ، اعمال تغییرات در نرم افزار SAP Business One پایه تا تبدیل شدن به راه حل ERP مناسب، سفارشی سازی با استفاده از ابزارهای تعریف شده، ایجاد و تست واسط های لازم ، ایجاد ابزارهای گزارش گیری و تست آنها، تست یکپارچگی سیستم انجام می گیرد. همچنین در این فاز برنامه ای برای فاز گذار تنظیم می گردد.
این فاز به دلیل اهمیت معمولا به دو فاز زیر تقسیم می شود :
- فاز سفارشی سازی Customizing ، با توجه به نیازمندیهای اعلام شده در این فاز مشاوران سیستم سپ را بر اساس نیازمندیهای ارائه شده تنظیم می کنند .
- فاز تست Unit & Integration Test ، پس از ارائه آموزشهای لازم سیستم باید تست گردد.تست یکپارچگی سناریوهای واقعی سازمان شبیه سازی شده و همه ماژولها با یکدیگر تست میشوند هدف از این فاز تست صحت یکپارچگی های تعریف شده در سیستم می باشد
- فاز چهارم: آماده سازی نهایی
این فاز به بازبینی طرح وآماده سازی نهایی پروژه تخصیص یافته است. در این فاز آموزش مدیریت سیستم و کاربران، انجام تست های نهایی سیستم، اعمال تعدیلات و تغییرات نهایی، انتقال داده های سیستم های قبلی به سیستم های جدید انجام می شود. همچنین کلیه Master data در سیستم انتقال داده می شوند.
• فاز پنجم : راه اندازی نهایی وپشتیبانی
در این فاز سیستم بصورت واقعی عملیاتی شده توسط مشاوران سپ پشتیبانی خواهد شد تا مشکلات کاربران را رفع نمایند ، تهیه و بازبینی برنامه راه اندازی سیستم، تصحیح خطاها، تهیه طرح و برنامه پشتیبانی و زمانبندی آن و فعالیت های اختتامیه پروژه در فاز پایانی انجام می گیرد.