cks.DMS
سیستم مدیریت اسناد دیجیتال برای SAP Business One
cks.DMS چیست؟
قابلیت‌های کلیدی cks.DMS
جستجوی Full-Text پیشرفته
جستجوی فوری و دقیق در محتوای تمام اسناد با استفاده از موتور جستجوی قدرتمند. قابلیت جستجو بر اساس کلمات کلیدی، شماره سند، تاریخ، نوع سند، شریک تجاری و ده‌ها معیار دیگر. نتایج در کمتر از یک ثانیه!
لینک خودکار با SAP
اتصال مستقیم و خودکار اسناد با تراکنش‌های SAP Business One. هر سند به طور خودکار به فاکتور، سفارش، مشتری یا تامین‌کننده مربوطه لینک می‌شود. با یک کلیک از SAP به اسناد دسترسی داشته باشید!
بایگانی خودکار PDF
تمام اسناد صادره از SAP (فاکتورهای فروش، حواله انبار، سفارشات خرید) به طور خودکار در فرمت PDF ذخیره و بایگانی می‌شوند. نیازی به ذخیره دستی نیست - همه چیز خودکار است!
پشتیبانی از QR Code
با اسکن کدهای QR روی اسناد فیزیکی، آن‌ها را به صورت خودکار به تراکنش‌های SAP و شرکای تجاری تخصیص دهید. فرآیند بایگانی سریع‌تر و دقیق‌تر با تکنولوژی QR!
آرشیو ایمیل یکپارچه
بایگانی خودکار ایمیل‌های تجاری با پیوست‌های آن‌ها. یکپارچگی با Microsoft Outlook از طریق Add-in اختصاصی. ارتباط ایمیل‌ها با مشتریان، پروژه‌ها و تراکنش‌های SAP به راحتی!
کنترل نسخه (Revision Control)
هر تغییر در اسناد به عنوان یک نسخه جدید ذخیره می‌شود. تاریخچه کامل تغییرات، امکان بازگشت به نسخه‌های قبلی و ردیابی دقیق ویرایش‌ها. چه کسی، چه زمانی و چه تغییری داده است؟
امنیت و کنترل دسترسی
تعریف دقیق سطوح دسترسی برای کاربران و گروه‌ها. رمزنگاری اسناد، لاگ کامل دسترسی‌ها و امکان تعیین اسناد محرمانه. اسناد حساس شما همیشه محفوظ هستند!
سازماندهی هوشمند
طبقه‌بندی خودکار اسناد بر اساس نوع، تاریخ، شریک تجاری، پروژه و معیارهای قابل تنظیم. ایجاد ساختار پوشه‌های سفارشی برای نیازهای خاص کسب‌وکار شما.
API و توسعه‌پذیری
رابط برنامه‌نویسی (API) قدرتمند برای یکپارچگی با سیستم‌های سوم‌شخص. SDK برای توسعه‌دهندگان و امکان سفارشی‌سازی کامل بر اساس نیازهای خاص شما.
مزایای استفاده از cks.DMS
افزایش سرعت کار
دسترسی فوری به اسناد مورد نیاز بدون جستجو در پوشه‌های فیزیکی. کاهش تا 70% زمان صرف شده برای یافتن اسناد.
کاهش هزینه‌ها
حذف نیاز به فضای فیزیکی بایگانی، کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های چاپ. صرفه‌جویی در هزینه‌های نگهداری و حمل‌ونقل اسناد.
امنیت بالا
محافظت از اسناد در برابر آتش‌سوزی، سرقت، خرابی و گم‌شدن. پشتیبان‌گیری خودکار و رمزنگاری داده‌ها برای حداکثر امنیت.
انطباق با قوانین
رعایت کامل استانداردهای GoBD، GDPR و سایر الزامات قانونی. آمادگی کامل برای حسابرسی‌های مالی و مالیاتی.
همکاری بهتر
اشتراک‌گذاری آسان اسناد بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف. دسترسی همزمان چندین کاربر به یک سند بدون تداخل.
سازگار با محیط زیست
کاهش چشمگیر مصرف کاغذ و حفظ محیط زیست. مسئولیت اجتماعی با گذار به دفتر بدون کاغذ (Paperless Office).
انطباق کامل با استانداردهای GoBD
cks.DMS کاملاً مطابق با استاندارد GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) - اصول مربوط به نگهداری صحیح دفاتر، سوابق و اسناد به شکل الکترونیکی - طراحی شده است. این استاندارد توسط اداره مالیات فدرال آلمان تعریف شده و الزامات دقیقی برای آرشیو دیجیتال اسناد تجاری و مالی تعیین کرده است.
عدم قابلیت تغییر
اسناد پس از بایگانی قابل ویرایش یا حذف نیستند. تضمین صحت و اعتبار اسناد.
ردیابی کامل
ثبت تمام دسترسی‌ها، تغییرات و عملیات روی اسناد با جزئیات کامل (کاربر، تاریخ، زمان).
مدیریت دوره نگهداری
تعیین خودکار دوره نگهداری قانونی اسناد (معمولاً 10 سال) و جلوگیری از حذف زودهنگام.
قابلیت جستجو
دسترسی سریع و آسان به اسناد برای حسابرسان و مراجع قانونی در هر زمان.
اصالت اسناد
تضمین اینکه اسناد ذخیره شده دقیقاً مطابق با اسناد اصلی هستند و تغییر نکرده‌اند.
محافظت در برابر از دست رفتن
پشتیبان‌گیری خودکار و ذخیره‌سازی ایمن برای جلوگیری از از دست رفتن اسناد.
فرآیند کار با cks.DMS
ورود اسناد
اسناد از طرق مختلف وارد سیستم می‌شوند: اسکن اسناد کاغذی، آپلود فایل‌های دیجیتال، دریافت از ایمیل، یا بایگانی خودکار اسناد صادره از SAP. سیستم به طور خودکار فرمت اسناد را شناسایی و پردازش می‌کند.
پردازش و شناسایی
سیستم اسناد را پردازش کرده، OCR (تشخیص کاراکتر نوری) انجام می‌دهد و محتوای متنی را استخراج می‌کند. اطلاعات کلیدی مانند شماره سند، تاریخ، مبلغ و شریک تجاری به طور خودکار شناسایی می‌شوند.
لینک با SAP
سیستم اسناد را به طور خودکار به تراکنش‌ها، مشتریان، تامین‌کنندگان یا سایر داده‌های SAP Business One مرتبط لینک می‌کند. در صورت نیاز، کاربر می‌تواند لینک دستی نیز ایجاد کند.
بایگانی و ذخیره‌سازی
اسناد به صورت ایمن در پایگاه داده ذخیره می‌شوند. سیستم به طور خودکار پشتیبان‌گیری، رمزنگاری و فشرده‌سازی (در صورت نیاز) را انجام می‌دهد. تمام متادیتا برای جستجوی سریع ایندکس می‌شوند.
دسترسی و جستجو
کاربران می‌توانند از طریق محیط SAP، وب اپلیکیشن یا موبایل به اسناد دسترسی داشته باشند. جستجوی Full-Text، فیلترهای پیشرفته و پیش‌نمایش سریع در دسترس است. همه دسترسی‌ها برای Audit Trail ثبت می‌شوند.
یکپارچگی‌های cks.DMS
cks.DMS با انواع سیستم‌ها و پلتفرم‌ها یکپارچه می‌شود:
SAP Business One
یکپارچگی کامل و Native با SAP B1
Microsoft Outlook
Add-in برای آرشیو ایمیل‌ها
اسکنرهای صنعتی
پشتیبانی از انواع اسکنر و MFP
اپلیکیشن موبایل
دسترسی از طریق iOS و Android
Cloud Storage
یکپارچگی با Azure, AWS, Google
REST API
اتصال با سیستم‌های سفارشی
آماده برای دیجیتالی‌سازی بایگانی خود؟
با cks.DMS، کسب‌وکار خود را به دفتر بدون کاغذ (Paperless Office) تبدیل کنید و از مزایای فناوری دیجیتال بهره‌مند شوید!
دریافت دمو و مشاوره رایگان