استقرار ERP

پیاده سازی ERP در سازمان همراه با مخاطراتی است که در صورت عدم توجه و کنترل می تواند باعث شکست یا ناکار آمدی استقرار گردد، که اهم آن همراه با ضرایب وزنی اهمیت در ذیل بررسی می گردد:

برای تعریف مدل چرخه عمر سیستم های ERP، از مدل ارائه شده به وسیله Esteves & Pastor در سال 1999، استفاده شده است. این مدل در مراحل و ابعاد، ساخت یافته است. در ادامه مراحل مختلف این چرخه و شرح مختصری از هر مرحله ارایه می گردد:

مرحله اول: تصمیم برای انتخاب
در این مرحله مدیران زمینه های نیاز به یک سیستم ERP جدید را بررسی می کنند و با انتخاب نگرش سیستم جامع اطلاعاتی، بهترین چالش های حیاتی سازمان را عنوان خواهند کرد و راهبرد سازمانی را بهبود خواهند بخشید. مرحله تصمیم گیری شامل تعریف نیازمندی های سیستم، اهداف و مزایای سیستم و تحلیل تأثیر این انتخاب در یک شرکت و کلیه سطوح سازمانی است.

مرحله دوم: انتخاب یا فراگیری
در این مرحله یک سیستم ERP که با احتیاجات سازمان به بهترین نحو تناسب داشته باشد و نیاز به تغییرات را به کمترین میزان برساند، انتخاب می شود. در مراحل بعدی چرخه عمر ERP، به ویژه مرحله اجرا یک شرکت مشاوره در نظر گرفته می شود. عواملی چون قیمت، آموزش و خدمات نگهداری بررسی و شرایط انعقاد قرارداد تعریف می شود. در این مرحله تحلیل نرخ برگشت سرمایه هر محصول، بسیار با اهمیت است.

مرحله سوم: اجرا
این مرحله شامل ایجاد دوباره یا تطبیق و سازگاری نرم افزار سیستم ERP با نیازهای سازمان باشد. به طور معمول این وظیفه با کمک مشاوران برای تهیه روش های بسترسازی، اجرا و بهره برداری ایجاد می گردد.

مرحله چهارم: کاربرد و نگهداری
این مرحله زمان بعد از نصب را پوشش داده و منافع حاصل از سیستم های ERP و به حداقل رساندن بی نظمی ها را تعقیب می نماید. در طول این مرحله باید از جنبه های کارکردی، توانایی و شایستگی های سازمانی و فرآیندهای تجاری آگاهی داشته باشیم. یک سیستم اجرایی باید به خوبی نگهداری شود تا خرابی سیستم قابل تصحیح باشد، پیشنهادهای بهینگی برآورده شوند و یک سیستم جامع برای بهبود ایجاد شود.

مرحله پنجم: تکامل
این مرحله یکپارچگی توانایی های جدید سیستم ERP در برآورده نمودن نیازهای جدید را با عنوان زمان بندی و برنامه ریزی پیشرفته، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت ارتباط با مشتری و جریان کاری، بر عهده دارد.

مرحله ششم: بازنشستگی
این مرحله زمانی به وجود می آید که فناوری جدید سیستم ERP نارسایی داشته باشد، یا به نیازهای شرکت، با نگرشی تازه پرداخته شود. در اینجا مدیران نسبت به جایگزینی دیگر نگرش های سیستم های اطلاعاتی که تناسب بیشتری با نیازهای سازمانی خواهند داشت، تصمیم گیری می کنند.

هزینه های مربوط به چرخه عمر سیستم های ERP به دو دسته مشهود و نامشهود تقسیم می شوند. هزینه های مشهود، هزینه های هستند که به شیوه مستقیم قابل اندازه گیری هستند. از آنجا که هزینه های نامشهود به مفاهیم نامحسوس نسبت داده می شوند در اندازه گیری آنها به شیوه مستقیم، مشکلاتی وجود دارد. 

روش های متفاوتی برای استقرار ERP در یک سازمان توسط شرکت های مختلف تأمین کننده راه حل، استفاده می گردد. در اینجا چند روش متداول معرفی می گردد:

روش راه حل جامع (Total Solution)

«ارنست» و «یانگ» دو روش سیستماتیک جهت مهندسی مجدد سیستم ها ارائه کرده اند، که راه حل جامع نامیده می شود. این روش شناسی 3 فاز عمده دارد:

فاز 1) پیشنهاد ارزش (ایجاد یک مورد کاربردی کسب و کار برای یک راه حل SAP)
قبل از شروع هر کاری باید اطمینان حاصل کرد که روش به کار رفته برای نوع کسب و کار مناسب است. برای اطمینان باید به سوال های زیر پاسخ داد:

• آیا سرمایه گذاری انجام شده برای این فناوری قابل توجیه است؟
• آیا راه حل، با اهداف شرکت سازگاری دارد؟
• آیا مدیریت شرکت درک درستی از تغییر دارد و آیا این تغییرات پشتیبانی خواهد شد؟
• میزان پیشرفت فرآیند پروژه را کدام نقاط کلیدی اندازه گیری می کند؟

فاز 2) ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییر
از آنجا که تغییر به بسیاری از افراد تحمیل می شود، ضروری است که انتظارات تغییر در افراد قبل از تغییر ایجاد شود. در این فاز باید به سوال های زیر پاسخ داد:

• آیا سازمان برای تغییر آماده است؟
• آیا هر کس در فضا و شرایط تغییر قرار گرفته است یا خیر؟
• تغییرات چگونه مدیریت خواهد شد؟
• انتظارات مدیریت چیست؟

پاسخ به این سوالات، تعیین کننده رویکرد پیاده سازی خواهد بود و آگاهی از پاسخ آنها نیز می تواند به پیشرفت پروژه کمک کند و مانع انطباق ناپذیری عوامل تغییر با واقعیت های مشتری خواهد شد.

فاز 3) رویکرد تعیین ارزش افزوده حاصل از پیاده سازی
در این فاز انتظارات موجود و ارزش افزوده پروژه در دوره های زمانی کوتاه و بلند، مهمترین عامل کلیدی موفقیت پروژه به شمار می آید. چون اگر پیشرفت پروژه ملموس باشد، پذیرش آن برای افراد مقاوم در برابر تغییر آسان تر خواهد شد.

روش Accelerated SAP

روش ASAP یک طرح جزیی از پروژه SAP است که تمام فعالیت های پیاده سازی را در بر می گیرد. پیمودن مراحل این پروژه سریع تر از پروژه های دیگر است. این روش شناسی شامل فازهای زیر است:

فاز 1) آماده سازی پروژه

در این فاز برنامه ریزی مناسب و ارزیابی آمادگی سازمانی انجام می گیرد، تا اطمینان حاصل شود که:

• برای انجام پروژه در سازمان توافق کامل وجود دارد
• اهداف روشن برای پروژه تعیین شده است
• فرهنگ تغییر پذیری در شرکت وجود دارد

فاز 2) مدل سازی کسب و کار

در این فاز ابزارهای کامل شامل فرایندهای کسب و کار از پیش تعریف شده به کار می روند که با استفاده از پرسشنامه ها و الگوها، فرایندهای جدید مدل سازی می شوند. الگوهای جدید شامل بهترین تجربیات هستند.

فاز 3) انطباق سیستم با واقعیت
بر اساس مدل سازی کسب و کار یک فرایند دو مرحله ای برای پیکربندی یک سیستم 3/R آغاز می شود. در این مرحله خطوط کلی سیستم جدید تعیین شده و سیستم برای برآورده کردن نیازمندی های کسب و کار آماده می شود. این خطوط کلی به کاربری مدل های کسب و کار در دنیای واقعی کمک می کند و یک دیدگاه از تبادلات سیستم در عمل ارایه می دهد.

فاز 4) تعیین اعتبار مدل (پیاده سازی و آزمایش)
در این فاز سیستم طراحی شده، پیاده سازی و آزمایش می شود.

فاز 5) آماده سازی نهایی
در این مرحله سیستم 3/R به خوبی منطبق شده و آزمایش نهایی برای پیاده سازی انجام می شود.

فاز 6) پشتیانی
در این فاز بازنگری های ضروری در سیستم 3/R انجام می شود. SAP خدماتی را به صورت بر خط فراهم می کند تا از پیاده سازی موفق سیستم، اطمینان حاصل شود. نگهداری سیستم نیز در این فاز انجام می شود.

روش شناسی Fast Track

اگر برای رسیدن به اهداف کسب و کار، مهندسی مجدد کلی فرایندها ضروری باشد، روش شناسیFast Track پیاده سازی ERP را تسریع می کند. این روش شناسی 5 مرحله دارد که با فعالیت های مشخص در جهت رسیدن به اهداف ERP کمک می کند:

فاز 1- تعیین حوزه مسأله و برنامه ریزی
در این فاز تعریف پروژه و حوزه مسأله اتفاق می افتد.
فاز 2- تعیین آرمان ها و اهداف
در این مرحله آرمان ها و اهداف مشخص می شود.
فاز 3- طراحی مجدد
در این فاز طراحی و توسعه نرم افزار انجام می شود.
فاز 4- پیکربندی
در این فاز، نرم افزار ایجاد و برنامه ریزی، آزمایش و یکپارچگی نرم افزار، انجام می شود.
فاز 5- آزمون تحویل
در این فاز سیستم مورد آزمایش نهایی قرار می گیرد.

معمولاً سه روش برای نصب و پیاده سازی ERP مورد استفاده قرار می گیرد:
الف) یکباره
یکی از رویکردهای جاه طلبانه و مشکل در پیاده سازی مجموعه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان آن است که به یکباره کلیه سیستم های قدیمی سازمان جمع آوری و به جای آن یک سیستم ERP نصب شود. گر چه این روش برای نسخ اولیه ERP ها مورد استفاده قرار می گرفته است ولی یکی از دلایل استفاده از این روش، رفع مشکلات مرتبط با سال 2000 بوده است. تعداد اندکی از شرکت ها حاضر شدند برای رفع مشکل سال 2000 با سعی فراوان، شرکت خود را آماده کنند تا تغییرات به یکباره صورت گیرد. اخبار رسیده از اواخر دهه 90 در رابطه با نصب و عملیاتی شدن سیستم های ERP حاکی از آن است، کارکنانی که به این شیوه همکاری کردند و سیستم های جدید را عملیاتی نمودند، به دلیل نداشتن تجربه بکارگیری سیستم های ERP، عدم شناخت نسبت به عملکرد صحیح سیستم ها و عدم وجود حمایت کننده خاص، کاری بس دشوار و عظیم انجام داده اند.

ب) تدریجی
این رویکرد برای شرکت های بزرگ که فرایندهای تجاری مشترک زیادی بین واحدهای سطح شرکت ندارد، مناسب است. سیستم های ERP به طور مستقل در واحدهای سطح شرکت نصب می شوند و سپس ارتباطات بین بخشی از قبیل برقراری ارتباط بین مالی و دفتر داری ایجاد می گردد. به این ترتیب به یک راهکار مشترک برای نصب ERP دست می یابیم. در بیشتر حالات هر یک از واحدهای تجاری مصداق یک ERP با پایگاه داده و سیستم مجزا است. سیستم ها به منظور به اشتراک گذاشتن نیازمندیهای اطلاعاتی برای به دست آوردن کارایی بیشتر در سطح شرکت، با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند.

معمولاً این شیوه پیاده سازی با یک برنامه نمایش و یا نصب آزمایشی در یکی از واحدهای سازمانی که دارای شیوه کسب و کار بیمار است و ایجاد اشکال در آن سبب از هم گسیختگی زنجیره فرآیندهای کسب و کار شرکت نخواهد شد، آغاز می شود.

وقتی که یکی از تیم های پروژه سیستم را در یک واحد نصب و اجرایی نمود و مشغول رفع خطاهای آن است، تیم دیگر بازاریابی فروش برای سایر واحدهای شرکت آغاز می کند و از اولین پیاده سازی صورت گرفته به عنوان نمونه ای از اجرا در محل خود مشتری استفاده می نماید.

برنامه ریزی برای این راهکار بسیار طولانی خواهد بود. جالب است توجه شود که بسیاری از شرکت هایی که به این شیوه ERP های اولیه خود را نصب کرده اند برای توسعه سیستم های موجود از راهکار اجرای همزمان برای کل شرکت استفاده کرده اند.

پ) فرآیندی
در این شیوه، طراحی فرآیندها از طرف ERP دیکته می شود و بر روی تعدادی از فرایندهای کلیدی همانند فرایندهایی که در ماجول مالی سیستم های ERP وجود دارد، تمرکز ایجاد می شود. این شیوه معمولاً برای شرکت های کوچک که انتظار دارند درون ERP رشد و ترقی کنند، مفید است.

هدف در اینجا آن است که ERP به سرعت نصب و عملیاتی شود و به همین منظور بایستی از مهندسی مجدد فرایندها صرف نظر شود. تعداد اندکی از شرکت ها که از این شیوه برای عملیاتی سازی ERP خود استفاده کرده اند، می توانند مدعی بازگشت مقدار زیادی از سرمایه به واسطه سیستم باشند. آمارهای زیادی وجود دارد که این نوع ERP (ERP بسته) به دلیل آنکه کارکنان را مجبور به تغییر عادات کاری نمی کند کمی از سیستم های قدیمی بهتر است.

در حقیقت کار اصلی و اساسی مهندسی مجدد فرایندها به زمانی پس از اجرایی شدن ERP موکول می شود که به دلیل بهره بردن برخی از کارکنان از مزایای ERP به یک موضوع چالش انگیزی تبدیل خواهد شد.

مراحل و نیازمندیهای استقرار ERP :

1. از آنجائیکه انتخاب ERP یک تصمیم استراتژیک است هیئت مدیره هرسازمانی باید در مورد آن با در نظر گرفتن تمامی جوانب تصمیم گیری نماید.
2. تعریف  پروژه نمونه یا هادی  (Pilot).
3. ایجاد ساختار مناسب برای اجرای پروژه.
4. انتخاب ERP مناسب.
5. بررسی و استخراج تفاوت های فرآیند های موجود در سازمان با فرآیندهای مستقر در ERP.
6. مهندسی مجدد فرآیندها به میزان تشخیص و صلاحدید سازمان.
7. ایجاد بستر مخابراتی لازم.
8. بومی کردن سیستم ERP به میزان تشخیص وصلاحدید سازمان و استقرار آن.
9. بررسی نتایج.
10. تعمیم (Roll-out).

زمان لازم برای پیاده سازی ERP

زمان لازم برای پیاده سازی ERP یک تابع  نمایی از حوزه  فرآیندها واندازه سازمان است.

هزینه استقرار ERP

اگر هزینه کل استقرار A واحد باشد،60% آن هزینه پیاده سازی، 20% هزینه ایجاد زیر ساختهای لازم و 20% هزینه نرم افزار است.

هزینه‌های پنهان ERP کدامند؟

1. آموزش: هزینه‌های آموزش بالاست. زیرا کارکنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگیرند. بدتر اینکه، شرکت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌تواننددراین مورد به شما کمک کنند. آنها به افراد نحوه بکارگیری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در کسب و کار شرکت. شرایطی را مهیا نمایید و تحت آن شرایط فرایندهای مختلف کسب و کار را که از سیستم ERP تاثیر می‌پذیریرند، شناسایی کنید.

به خاطر داشته باشید که مسوولین واحد مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌کنند که مسوولین واحد فروش استفاده کرده‌اند، هر دوی آنها اطلاعاتی را وارد می‌کنند که بر هر دو سیستم تاثیر گذارند. لذا باید از متخصیین تکنولوژی اطلاعات بخواهید که چنین دوره‌های آموزشی را برگزارنمایند.

2. آزمایش و یکپارچه سازی: آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERP و سایر بخش‌ها، هرینه دیگری را به دنبال خواهد داشت. یک شرکت سازنده شاید برنامه‌های کاربردی از تجارت الکترونیک و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش و بارکدینگ را دارا باشد. همه یکپارچه سازی‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است این برنامه‌ها را از یک فروشنده ERP بخرید. آزمایش یکپارچگی ERP  به همراه آموزش باید صورت گیرد.
3. سفارشی سازی: برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌های یکپارچه سازی ERPمحسوب می‌شوند. هزینه دیگری که بهتر است تا حد امکان از آن اجتناب شود، سفارشی سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERP است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد که نرم‌افزار ERP نتواند یکی از فرایندهای کسب و کار را مدیریت کند و شما تصمیم می‌گیرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشکل را حل کنید. سفارشی سازی می‌تواند بر هر ماجول سیستم ERP تاثیر گذارد، زیرا آنها کاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERP نیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجام دهید. و از سوی دیگر، فروشنده از شما پشتیبانی نخواهد کرد و باید کارشناسان جدیدی را برای انجام سفارشی سازی و پشتیبانی استخدام نمایید.
4. تبدیل داده‌ها: تبدیل اطلاعات نظیر سوابق مشتری، عرضه کننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستم جدید ERP هزینه براست.
5. تجزیه و تحلیل داده‌ها: اغلب، داده‌های سیستم ERP به منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. کاربرانی که تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیز در نظر بگیرند. زیرا ERP شناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهد و برای این منظور باید یک برنامه سفارشی نوشته شود.
6. مشاوره: هنگامی که کاربران نمی‌توانند دراین زمینه برنامه‌ریزی کنند باید از مشاور کمک بگیرند، لذا هزینه مشاور نیز به هزینه‌های فوق افزوده می‌شود.
7. جایگزینی بهترین‌ها: موفقیت ERP به استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پیچیده است و نمی‌توان آن را به هر کسی سپرد. بدتر اینکه، شرکت باید برای جایگزینی افراد پس از اتمام پروژه نیز آماده باشد.
8. هیچگاه کار تیم‌های پیاده  سازی اتمام نمی‌پذیرد: اکثر شرکت‌ها با پروژه ERP همانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌کنند. به محض اینکه نرم‌افزار نصب شد، تیم به کار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نمایید که تیم پیاده سازی ارزشمنداست. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت، منابع انسانی و… بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به کار اصلی خود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERP کارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERP حداقل برای یکسال آنان را مشغول نگاه می‌دارد.

بازگشت سرمایه

پروژه های ERP (حتی کوچکترین آنها) ممکن است میلیون ها دلار هزینه در پی داشته باشند. اما باید توجه داشت که برگشت سرمایه از ERP بسیار بالاست .سیستمهای ERP جهت دسترسی راحتتر به اطلاعات ، برای شرکتها زیرساختی از داده های معتبر و یکپارچه فراهم می کنند که در نتیجه آن ، می توانند به نحو موثر تری و کسب وکار خودرا مدیریت کنند .شرکت ها جهت کسب بیشتر ین فایده از سرمایه گذاری خود برای ERP و اطمینان از اجرای سیستمها در زمان بندی و بودجه بندی تعیین شده، لازم است اجرای ERP را به دقت برنامه ریزی کرده  منابع کافی به آن اختصاص دهند .

یکی از توقعاتی که با توجه  به مدیریت  پروژه های نرم افزاری سنتی ایجاد  شده  آن است  که شرکت ها انتظار دارند پس از نصب  ERP  بلافاصله  منافع  و ارزش آن را ملاحظه نمایند (برگشت سرمایه). چنین تصوری  اشتباه است، چرا که  منافع  و ارزش سیستم های ERP مدت ها پس از نصب آن آشکار می شود.  بنابراین قبل از آشکار شدن این منافع ، لازم است از زحمات گروه اجرا قدرانی شده و از آنها پشتیبانی شود.

گراف زیر میانگین کاهش هزینه ها در 62 شرکت را نشان میدهد که به سمت ERP رفته اند.