علت گرایش سازمانها به ERP

برای مکانیزه کردن سازمان بصورت یکپارچه یعنی ایجاد سیستم های اطلاعاتی جامع راههای مختلفی وجود دارد. بعنوان  مثال: مطالعه همه جانبه گردش اطلاعات  و فرایند های  کاری در سازمان و سپس طراحی بانکهای اطلاعاتی و نهایتا  با برنامه نویسی، سیستم های مورد نیاز تولید  می شوند. روند فوق بسیار زمانبر و هزینه بر است. اما با انتخاب بسته های نرم افزارهای ERP می توان راه میانبر را انتخاب کرد و از مزایای آن بهره مند شد. در این روش به جای برنامه نویسی و ایجاد  سیستمهای اطلاعاتی که مخصوص یک سازمان خاص  تولید می شود، از برنامه های استاندارد از پیش نوشته و آماده شده استفاده می گردد. لازم  به توضیح است که شرکت های تولید کننده نرم افزار ERP استاندارد، برنامه های از پیش آماده را بر اساس بهترین تجارب  انجام فرایندها در سطح جهان تولید می نمایند که از مزایای مهم بکارگیری ERP  بشمار می رود.

مزیت مهم سیستم های ERP  یکپارچه کردن  فرایندهای سازمان است . اما نقطه تمایز ERP های  استاندارد، تعریف فرایندهای کاری بر اساس بهترین روش کسب و کار در سطح  جهان است  که البته  در صورت  لزوم  و بر اساس نیاز سازمان  می توان  فرایندهای  مزبور را بومی سازی نمود و به جای بکارگیری  بهترین  روش انجام کار، روش موجود سازمان  را پیاده کرد.

در ERPها برای حوزه های کاری مختلف سازمان (مانند :مالی – نیروی انسانی …) برنامه های جداگانه ای آماده شده است که سازمان  را قادر می سازد با تشخیص نیازهای خود، قسمتی و یا تمام حوزه های کاری خود را تحت  پوشش سیستم ERP قرار دهد. به هریک از برنامه های جداگانه فوق که بر اساس فرایند های حوزه کاری خاص نوشته می شوند ماجول می گویند. در ERPهای استاندارد ماجولها کاملا قابل اتصال به یکدیگر بوده و به تنهایی نیز قابل پیاده سازی میباشند.

پنج دلیل عمده استفاده از  ERP  در شرکت‌ها عبارتند از:

• اطلاعات یکپارچه مالی– از آنجاییکه که مدیر اجرایی ارشد شرکت سعی دارد از کارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال براگیز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یک سیستم مشابه استفاده می‌کند.
• یکپارچگی اطلاعات سفارش مشتری – سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند که سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود.اگراین اطلاعات دریک سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شرکت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی کند.
• استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت – شرکت های سازنده به ویژه آنهایی که از ادغام چند شرکت به وجودآمده‌اند، چندین واحد کسب و کار دارند که ممکن است از روش‌ها و سیستم‌های کامپیوتری متفاوتی استفاده کنند. سیستم‌های ERP با بهره گیری از روش‌های استاندارد، برای اتومات سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به کار می‌روند.استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری یکپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.
• کاهش موجودی– ERP به جریان روان‌ترفرایند ساخت کمک می‌کند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شرکت بهبود می‌بخشد.
• استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی – منابع انسانی، به ویژه درشرکت‌هایی که چندین واحد کسب و کار دارند، ممکن است یک روش ساده و یکپارچه برای ردیابی زمان کارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد کمک کند.