همچنین، Gartner توضیح می دهد که بسیاری از سیستم های ERP بر روی 2 مورد اول تمرکز می کنند. چرا که اندازه گیری میزان دست یابی سازمان به آن ها پس از پیاده سازی محصول ERP ساده تر است در حالی که دو مورد دوم، بیشترین تاثیر را در بهبود فرآیندهای سازمانی دارند.

با توجه به این تعریف، یک سیستم ERP دارای ویژگی های زیر است:

– ERP یک نرم افزار سازمانی یکپارچه است

یک سیستم ERP بایستی بتواند در تمامی حوزه های عملیاتی و مدیریت سازمان (و نه حوزه های غیرکلیدی)، به صورت یکپارچه کار کند. این حوزه ها به عنوان مثال شامل منابع انسانی، خرید و تدارکات، فروش و بازاریابی، تولید، نگهداری و تعمیرات، انبار و مالی است. و تمامی بخش های سیستم نرم افزاری بایستی به هم مرتبط باشند. اگر چه ممکن است یک سیستم ERP، خود از چندین سیستم زیرمجموعه مجزا تشکیل شده باشد، اما این سیستم های مجزا بایستی ارتباط معناداری با هم داشته باشند.

یکپارچگی یک سیستم ERP را شاید بتوان این طور معنا نمود که هر اطلاعاتی بایستی فقط یکبار در سیستم ثبت شود و بقیه بخش های سازمان از آن اطلاعات استفاده کنند. در واقع در یک سیستم ERP، اطلاعات از محلی که مناسب این کار است خلق می شود و در سایر بخش ها مورد استفاده قرار می گیرد. به عنوان مثال، زمانی که اطلاعات یک شخص در سیستم ثبت می شود، سیستم های منابع انسانی، بازرگانی، تدارکات، مالی، تولید و نگهداری تعمیرات می توانند از این اطلاعات (یا بخشی از اطلاعات با توجه به دسترسی) استفاده کنند. از اطلاعات این شخص می تواند به عنوان طرف تجاری، تعمیرکار، پرسنل، فروشنده، تامین کننده و… در سیستم های مختلف استفاده نمود.

– ERP یک نرم افزار فرآیند محور است

فرآیندمحوری، بخش غیرقابل جدایی از یک سیستم ERP است. علت این مساله آن است که برای رسیدن به 4 هدف توضیح داده شده در بالا، نیاز است تا کل اطلاعات فرآیندهای کلیدی سازمان، ثبت شوند. نکته قابل توجه اینجاست که ممکن است یک سیستم نرم افزاری، یکپارچه باشد اما فرآیندمحور نباشد. در سیستم هایی که فرآیندمحور عمل نمی کنند، معمولا انتهای یک فرآیند در سیستم ثبت می شود. مثلا به جای اینکه فرآیند فروش یک کالا ثبت شود، فقط پیش فاکتور و فاکتور فروش ثبت می شود.

یک فرآیند، جریان اطلاعاتی را که در یک نقطه از سازمان، ایجاد می شود دنبال می کند و معمولا این جریان اطلاعاتی به یک رویداد مالی ختم می شود. این جریان اطلاعاتی، ممکن است از طریق فرم های مختلف به هم مرتبط در واحدهای سازمانی مختلف به گردش درآید تا در نهایت تاثیر مالی خود را در سازمان بگذارد. مثلا، زمانی که درخواست کالا از انبار توسط یک پرسنل ثبت می شود، این درخواست ممکن است از واحدهای انبار، تدارکات، مدیریت مالی، مدیریت دریافت و پرداخت و شاید دارائی ثابت بگذرد و فرم های درخواست کالا از انبار، درخواست خرید، استعلام قیمت، پیش فاکتور خرید، فاکتور خرید، سند پرداخت، رسید خرید، حواله مصرف، پلاک دارایی و... به طور کامل مرتبط با هم، جریان اطلاعاتی را دنبال می کنند.

بنابراین در یک سیستم ERP زمانی که بر روی یک سند حسابداری خرید کلیک می کنیم، باید بتوانیم کل جریان این سند را دنبال کنیم تا به درخواست کالا از انبار برسیم.

سئوال اینجاست؛ که چرا باید یک سیستم ERP تا این حد فرآیند محور باشد؟ پاسح را در تعریف Gartner از ERP می توانیم پیدا کنیم. یکی از مهم ترین وظایف یک سیستم ERP، استاندارد سازی فرآیندهاست و برای اینکه بتواند به مدیریت در بهبود فرآیندها و خلق فرآیندهای بهینه جدید برای سازمانش کمک کند بایستی تمامی فرآیندها را Trace کند.

– ERP یک سیستم مالی است

ERP موظف است ، تمامی فرآیندهایی را که یک تاثیر مالی در سازمان دارند را پوشش دهد. علت این مساله، تعریف هدف اول و دوم ERP است که در Gartner به آن اشاره شده است. برای کاهش هزینه های حوزه IT و افزایش بهره وری سازمان، لازم است تا تمامی رخدادهای مالی در سیستم ثبت شوند. اما ثبت یک رخداد مالی، به تنهایی و از طریق ثبت سند حسابداری به صورت دستی کافی نیست. چرا که در یک سیستم حسابداری صرف، مدیریت سازمان تنها می تواند برآیند عملکرد سازمان را مشاهده کند، اما در یک سیستم ERP، تمامی مراحلی که باعث بروز این برآیند شده است، قابل دست یابی است.

بدون داشتن اطلاع از اینکه دقیقا چه اتفاقی در سازمان افتاده، که یک سند حسابداری با این اعداد و ارقام ثبت شده است، نمی توان کارایی سازمان را به طرز موثری و به طور مستمر افزایش داد. بنابراین، ERP در واقع یک سیستم مالی است که تمامی فرآیندهایی که منجر به یک رخداد مالی در سازمان می شود را از ابتدا تا انتها Trace می کند.